Stratégie de refacturation des frais en matière de TVA

1- Les frais qui ne sont pas soumis à TVA

1-1 Principe :

Les charges de toute nature imposées par le fournisseur du bien ou du service (emballage, assurance, transport…) au preneur doivent être inclues dans la base d’imposition à la TVA.
Article 29 LTVA

1-2 Exception :

Le remboursement des frais n’est pas compris dans la base d’imposition à la TVA

Conditions :

S’ils sont engagés au nom et pour le compte de l’acheteur (livraison) ou du preneur (prestation de services) : cela suppose un mandat ;

S’ils sont comptabilisés dans des comptes de passage chez le vendeur ou le prestataire ;

Le montant effectif de ces dépenses est justifié par le vendeur ou le prestataire.

Conséquences :

Le vendeur ou le prestataire ne peut pas procéder à la déduction de la TVA sur ces frais.
Art 11 A 3 de la 6ème Directive TVA
Article 30 LTVA

Exemple :

Un mandataire achète, dans le cadre d’un mandat explicite, des pièces au nom et pour le compte de l’entreprise qui l’a mandaté, et perçoit à ce titre une commission.

La commission constituera la base d’imposition à la TVA (elle sera comptabilisée dans un compte de produits).

Le remboursement du prix d’achat des pièces ne sera pas compris dans cette base d’imposition (il sera comptabilisé dans un compte tiers).

En conséquence :

Le mandataire ne pourra pas récupérer la TVA sur les pièces. C’est le mandant qui pourra récupérer la TVA grevant ces pièces.

2 . Groupe de société : Intérêt du régime du « remboursement des frais »

2.1 : Enjeu

Les groupes de sociétés font parfois coexister :

Des assujettis partiels (les sociétés holdings)... C'est le cas où l'assujetti effectue aussi bien des opérations entrant dans le champ d'application de la TVA que des opérations situées hors du champ d'application
Les assujettis de Droit commun (cas des sociétés commerciales)

Rappel :

Les assujettis partiels ne peuvent récupérer la TVA que dans la limite du prorata général (art 50 LTVA). Limitation du droit à déduction de la TVA à 50% par exemple.

Remarque : Pour atténuer les effets négatifs du régime des « assujettis partiels, les assujettis peuvent choisir de se placer sous le régime restrictif des « secteurs d'activités distincts » de l'article 51 du LTVA (cela suppose l'application d'un régime dérogatoire, qui doit être au préalable autorisé par l'administration, qui consiste à séparer l'entreprise en plusieurs secteurs d'activités, de sorte que chaque secteur d'activité fonctionnera au regard de la TVA comme une entreprise distincte).

2.2 : Application du régime des « remboursements de frais » aux groupes de sociétés

Pour les assujettis partiels qui prestent pour le compte des assujettis de droit commun, il y a un intérêt véritable à transférer les frais sur la société autorisée à déduire pleinement la TVA.

- Absence d'application du régime de « remboursement de frais » par un assujetti partiel (holding) bénéficiant d'un droit à déduction limité à 50%.

Exemple : Prestation de service (dont frais 500 Eur HT) : 1500 Eur HT

TVA (17%) : 255 Eur

Société Holding (prestataire)

TVA collectée : 255 Eur

TVA déductible (500 Eur*17%*50%) : 42,50 Eur

TVA due : 212,50 Eur

Société Commerciale (client)

TVA déductible : 255 Eur

- Application du régime de « remboursement de frais » par le même assujetti partiel

Exemple : Prestation de service : 1000 Eur HT

Frais : 500 Eur HT soit 585 Eur TTC

TVA collectée: 170 Eur

Société Holding (prestataire)

TVA collectée : 170 Eur

TVA déductible : 0

TVA due : 170 Eur

Société Commerciale (client)

TVA déductible :

- sur prestation : 170 Eur

- sur frais : 85 Eur

Total : 255Eur

Formalisme requis

Comme évoqué précédemment, le régime des « remboursement de frais » est un régime restrictif qui nécessite un formalisme spécifique :

Necessité d'un contrat (mandat) qui précisera la nature des frais qui seront engagés au nom et pour le compte de la société commerciale;
La reddition des comptes de frais doit être précise et exhaustive.