Alors que les grosses entreprises sont en général dotées d'un département social interne, les petites et moyennes entreprises au Luxembourg font en général appel aux services du secrétariat social d'une fiduciaire pour traiter la gestion administrative des tâches liées au calcul des salaires.
Le secrétariat social au Luxembourg est l’externalisation de la rédaction des contrats de travail et du calcul de salaires. En mandatant le secrétariat social d'une fiduciaire, ces entreprises peuvent se décharger de toutes les tâches liées à la gestion du personnel telles que par exemple les formalités liées à la rédaction des contrats de travail lors de l’embauche d’un salarié, à l'affiliation ou à la désaffiliation du personnel auprès de la sécurité sociale, à l’inscription à la visite médicale obligatoire, au calcul des salaires et à l'établissement des fiches de salaires, au calcul des charges sociales et aux déclarations des salaires et des absences maladies auprès de la sécurité sociale, à la déclaration des impôts retenus à la source, à la relation avec les administrations, au dépôt des fichiers CRX sur la plateforme MyGuichet, à l'établissement des certificats de rémunération, des certificats de travail, des soldes pour tout compte ou encore au décompte des congés payés.
L'ensemble de ces tâches suppose en effet d'une part des connaissances spécifiques qu'il faut tenir à jour (en droit du travail, en droit fiscal, en droit de la sécurité sociale, etc...) , et d'autre part un logiciel spécifique (pour établir les décomptes, pour les transmettre auprès de la sécurité sociale, etc...), si bien que les petites ou moyennes entreprises préfèrent en général externaliser les tâches de calcul de salaire en les confiant à un secrétariat social plutôt que d'investir en interne dans des formations ou dans des logiciels qu'elles pourront ensuite difficilement amortir sur un nombre réduit d'employés.
De même la complexité du code du travail et l’application éventuelle des différentes conventions collectives obligent une certaine professionnalisation du département social. En effet l’employeur pourrait se retrouver confronté à des risques financiers importants liés à la rupture du contrat de travail, qu’il s’agisse d’un licenciement ou d’une rupture d’un commun accord. Il incombe également au dirigeant de prendre des décisions qui auront une incidence sur ses activités lors de la mise en place de contrats à temps partiel, d’un horaire de travail mobile, d’un plan de l’organisation du travail, de l’octroi d’avantages en nature ou encore du traitement de la gestion de l’absentéisme. Ces différentes raisons incitent régulièrement le chef d’entreprise à se tourner vers un professionnel du calcul de salaire.
Les avantages d'externaliser le calcul de salaire
Chaque entreprise rencontre ses propres spécificités et se trouve confrontée à des contraintes du droit du travail luxembourgeois. Le secrétariat social d’une fiduciaire permet d’apporter des réponses rapides à des questions courantes liées au contrat de travail occasionnel, à durée déterminée ou indéterminée, à la période d’essai, à l’embauche d’un chômeur longue durée, à la rupture anticipée d’un contrat de travail, à la durée du préavis légal, à la durée hebdomadaire de travail, à la rémunération des heures supplémentaires, des heures de dimanche ou de jours fériés, à l’application du salaire minimum qualifié ou non qualifié, au détachement d’un salarié, à l’indemnité de départ d’un salarié, au travailleur désigné, au cofinancement des formations etc. Autant de questions auxquelles peut répondre le prestataire qui a en charge le calcul de salaire.
Les services de secrétariat social font en général l'objet d'une tarification raisonnable basée sur le nombre d'employés et sur la complexité éventuelle des situations à traiter (existence d'une convention collective dans le secteur d'activité, existence de CDD multiples dans l'entreprise, etc...). Ces tarifications restent cependant presque toujours largement compétitives pour le calcul de salaire en comparaison des coûts liés à la mise en place d'un département social en interne dans toutes les entreprises de moins de 50 salariés puisque la mise en place d’un tel service est un centre de coût important : il s’agira tant d’investir dans un logiciel, dans sa mise à jour que d’allouer une personne à cette fonction, à la rémunérer, à la former, à la remplacer lors de ses périodes de maladies…
