Dépôt des comptes annuels

Dépôt des comptes annuels : quoi, qui, comment?

Les entreprises sont généralement toutes dans l'obligation de déposer leurs comptes (PCN) sur la plateforme eCDF pour les rendre accessibles aux administrations luxembourgeoises. De manière additionnelle certaines entreprises doivent déposer leurs comptes annuels au Registre de Commerce pour les rendre accessibles au public.

Qui doit publier ses comptes annuels au Registre de Commerce et des Sociétés (RCS) ?

Sont principalement visées par l'obligation de publication :

• les sociétés commerciales (SA, SARL, SARL-S, etc.) ;

• les succursales d’entreprises étrangères.

Que doit-on publier ?

Selon la taille des entreprises (petite, moyenne, ou grande), le contenu des comptes à publier sera différent : 

Remarques :

1. Le contenu minimum du bilan requis pour les sociétés de petite taille n’est pas identique à celui des sociétés de taille moyenne.
2. Les petites sociétés sont celles qui ne dépassent pas 2 des trois limites suivantes pendant 2 exercices consécutifs : (i) total bilan > 7,5 millions d’euros (ii) chiffre d’affaires > 15 millions d’euros (iii) effectif > 50 salariés
3. Les sociétés moyennes sont celles qui ne dépassent pas 2 des trois limites suivantes pendant 2 exercices consécutifs : (i) total bilan > 25 millions d’euros (ii) chiffre d’affaires > 50 millions d’euros (iii) effectif > 250 salariés

(N.B. : les seuils ont été mis à jour à la suite de la publication du Règlement grand-ducal du 25 octobre 2024)

Quel est le délai de dépôt ?

Dans le mois qui suit l’approbation des comptes et au plus tard 7 mois après la clôture de l’exercice social ou de la fin de l'année civile pour les commerçants personnes physiques.

Quelles sont les sanctions applicables ?

Le défaut de publication des comptes annuels expose l’entreprise et ses dirigeants à des sanctions significatives, pouvant aller de frais administratifs majorés jusqu’à des sanctions pénales.

En premier lieu, tout dépôt tardif auprès du Registre de commerce et des sociétés entraîne une majoration automatique des frais administratifs. Celle-ci s’élève à 50 € pour un dépôt effectué à partir du 8e mois suivant la date de clôture et peut atteindre 500 € lorsque le dépôt intervient à partir du 12e mois.

Indépendamment de cette sanction financière automatique, le Luxembourg Business Register adresse aux sociétés défaillantes en matière de publication des comptes une mise en demeure de mise en conformité. À défaut de régularisation, des conséquences progressivement plus contraignantes vont peser sur l’entreprise :

• tout d’abord, l’inscription sur la fiche de la société accessible en ligne, ainsi que sur l’extrait RCS, d’une mention explicite indiquant que son dossier n’est pas à jour ;
• ensuite, sept mois après l’envoi de la mise en demeure, une astreinte de 40 € par jour, pouvant atteindre 3 600 € ;
• enfin, douze mois après l’envoi de la mise en demeure, la radiation automatique de la société et la transmission du dossier au procureur d’État.
   

Les conséquences du défaut de publication peuvent alors dépasser le cadre des seules sanctions administratives et financières. Le procureur d’État peut engager des poursuites pénales à l’encontre des gérants ou administrateurs qui n’ont pas procédé à la publication des comptes annuels de la société dont ils assurent l’administration. L’amende pénale prononcée par le juge peut alors s’élever de 500 à 25 000 €, voire atteindre 125 000 € lorsque le défaut de publication poursuit un but frauduleux.

Un dernier conseil…

Avant de déposer et publier vos comptes annuels, n'oubliez pas de consulter les démarches pour l'approbation des comptes annuels des SA et SARL au Luxembourg.