Les obligations légales de l’employeur
Tout au long de la durée du contrat de travail l’employeur doit respecter certaines obligations légales. Au Luxembourg ses obligations commencent avant même la publication d’une offre d’emploi.
La déclaration de poste vacant
L’employeur est tenu selon le code du travail luxembourgeois de déclarer auprès de l’agence pour le développement de l’emploi (Adem) tout poste vacant au moins trois jours ouvrables avant toute annonce dans la presse.
En cas de manquement à cette obligation, l’employeur s’expose :
- à une amende pouvant s’élever jusqu’à 6.250 euros,
- à la perte de son éligibilité à l’octroi de marché publics pour une période pouvant aller jusqu’à trois ans,
- à compromettre l’embauche d’un ressortissant de pays tiers au Luxembourg,
- à la perte de tout avantage lié aux aides à l’embauche de l’état.
L’employeur reste cependant le seul décisionnaire quant au choix du candidat convenant le mieux au profil de poste à pourvoir.
Le contrat de travail
L’employeur est tenu de faire signer à son nouveau salarié, au plus tard lors de son premier jour de travail, un contrat de travail. Celui-ci peut prendre la forme d’un contrat à durée indéterminée, d’un contrat à durée déterminée ou d’un contrat saisonnier.
L’employeur qui ne se soumet pas à cette obligation prend le risque de voir par exemple un contrat de travail à durée déterminée requalifié en contrat de travail à durée indéterminée ou encore de perdre la possibilité d’appliquer une période d’essai à son nouveau collaborateur.
L’affiliation à la sécurité sociale
L’employeur qui accueille un nouveau collaborateur dispose d’un délai de 8 jours pour déclarer son entrée au centre commun de la sécurité sociale.
A défaut, l’employeur peut se voir infliger une amende de 50 euros.
L’examen médical
L’employeur doit introduire une demande patronale auprès de la médecine du travail pour évaluer l’aptitude ou l’inaptitude du salarié à son futur poste de travail.
Pour les postes à risques ou de nuit, l’employeur est tenu de faire parvenir la demande préalablement à l’embauche et dans les deux mois qui suivent l’embauche dans les autres cas.
L’employeur est dans l’obligation d’être en possession des fiches d’examen médical prouvant l’aptitude de chacun de ses salariés. La santé au travail reste une préoccupation importante du législateur qui a prévu des sanctions dissuasives pouvant aller jusqu’à six mois d’emprisonnement et/ou une amende pouvant aller jusqu’à vingt-cinq mille euros.
Assurer la sécurité
La sécurité représente une obligation de résultat pour l'employeur. Un salarié est désigné par l'employeur pour être le référent en termes de sécurité dans l'entreprise. Dans ce contexte, l'employeur doit s'affilier à un service de santé au travail ou avoir son propre "service santé" sur le lieu de travail.
Les cotisations sociales
Chaque mois l’employeur doit déclarer au centre commun de la sécurité sociale la rémunération brute allouée à ses employés. Les charges patronales ainsi que les charges salariales retenues sur la fiche de paie du salarié sont directement reversées par l’employeur sur base d’un extrait de compte mensuel transmis par le centre commun de la sécurité sociale.
L’employeur qui paie tardivement les cotisations sociales dues par son entreprise se verra appliquer des intérêts de retard de 7,2 % par an et risque même une assignation en faillite.
L’impôt retenu à la source
L’impôt sur le salaire du salarié doit être retenu à la source par l’employeur. La fiche d’impôt du salarié sert à l’employeur pour calculer au plus juste le montant de l’impôt à retenir dont il est responsable envers l’administration des contributions directes.
L’employeur doit s’acquitter dans les 10 jours qui suivent sa déclaration du montant de l’impôt retenu à la source pour l’ensemble de ses salariés.
Les intérêts calculés en cas de retard de paiement sont de 7,2 % par an.
En cas de faillite, le gérant ou l’administrateur-délégué sont solidaires du paiement de l’impôt retenu à la source.
Fiche de paie et paiement du salaire
L’employeur doit remettre chaque mois à son salarié une fiche de paie qui doit contenir le montant du salaire brut et les déductions sociales et fiscales.
Le paiement du salaire de chaque salarié doit être effectué au plus tard le dernier jour du mois s’y rapportant.
Le registre des congés
L’employeur est tenu de tenir un livre sur support papier ou numérique sur lequel il identifie clairement les jours d’absence de chacun de ses salariés pour congés payés.
Ce livre est consultable sur demande par les salariés et par l’inspection du travail et des mines.
Le registre des heures supplémentaires
L’employeur est tenu de tenir un registre de toutes les heures prestées par ses salariés en dehors des heures normales de travail.
Ce registre doit reprendre précisément par exemple les heures supplémentaires prestées, les heures travaillées de dimanche, de jours fériés, de nuits et peut être consultable par les salariés et l’inspection du travail et des mines.
Le plan d’organisation du travail
Pour les salariés dont les horaires de travail sont différents d’une semaine à l’autre, l’employeur peut mettre en place un plan d’organisation du travail (POT).
L’employeur est tenu de communiquer le POT au moins cinq jours calendrier avant le début de la période de référence.
Si le POT s’applique à une partie seulement de l’entreprise, l’employeur doit tenir un registre à jour des salariés faisant partie du POT.
Ce registre peut être consulté par l’inspection du travail et des mines.
Horaire mobile
L’horaire mobile permet une organisation du travail au jour le jour. L’employeur qui a recours à ce type d’organisation doit mettre en place un règlement sur le fonctionnement de l’horaire mobile.
